Wist je dat de beste manier om nieuwe talenten aan te trekken vaak dichterbij is dan je denkt? Je huidige medewerkers kennen de cultuur, de mensen en de uitdagingen als geen ander. In deze blog nemen we je daarom mee in de wereld van referral programma’s: een slimme manier om via je eigen mensen de juiste kandidaten binnen te halen.
Wat is een referral programma, en waarom zou je er eentje willen?
Een referral programma is eigenlijk best simpel: je huidige medewerkers dragen potentiële kandidaten aan voor openstaande functies. Wordt er iemand aangenomen, dan krijgt degene die hem of haar aangedragen heeft een bonus. Er zijn verschillende manieren waarop je dit kan doen, daar gaan we later verder op in. Eerst vertellen we je meer over waaróm je een goed referral programma wil opzetten:
- Hogere kwaliteit kandidaten. Je medewerkers zetten hun reputatie op het spel, dus ze dragen alleen mensen aan waar ze écht in geloven.
- Minder gedoe met recruiters. Natuurlijk zijn er verschillende manieren om nieuwe mensen aan te trekken, maar die kunnen behoorlijk in de papieren lopen. Het mooie van een referral programma? Je haalt topkandidaten binnen via je eigen medewerkers – zonder de kosten van recruiters.
- Betere culturele fit. Medewerkers kennen de cultuur van je bedrijf, dus ze weten wie daar wel en niet in past.
- Langere blijfkans. Omdat de nieuwe medewerker al een connectie heeft binnen het bedrijf, verloopt de onboarding vaak soepeler. Dit draagt bij aan een hogere tevredenheid en een langere werkrelatie. Tel daar een betere culturele fit bij op, en je zit helemaal goed. 😉
Hoe zet je een succesvol referral programma op?
1. Maak het aantrekkelijk
Je medewerkers moeten wel willen meedoen, natuurlijk! Denk na over een beloning die écht aanspreekt:
- Een financiële bonus (populair, maar niet altijd het meest effectief)
- Extra vakantiedagen (wie wil dat nou niet?)
- Een bijzondere ervaring (dinercheque, concerttickets, weekendje weg)
- Punten sparen voor een zelfgekozen cadeau
Bij Buro Aangenaam (en LeadLogic, ons broertje) hebben we zelf ook een referral programma. Het is simpel en lekker praktisch: breng een nieuwe collega aan (minimaal 32 uur per week), en je verdient een weekend weg voor twee personen inclusief € 300 zakgeld!
Belangrijk is om ook goed na te denken over wát je precies beloont. Krijgt iemand alleen een bonus als de kandidaat uiteindelijk wordt aangenomen? Dat kan ontmoedigend werken. Je kan er ook voor kiezen om elke stap te belonen, zodat elke inspanning iets waard is. We geven hier later een concreet voorbeeld van.
Pro-tip: Vraag je medewerkers wat zij waardevol vinden! Dat scheelt een hoop giswerk én verhoogt direct de betrokkenheid.
2. Houd het simpel
Niemand zit te wachten op een bureaucratisch monster met tien formulieren en een handleiding van drie pagina’s. Zorg voor een systeem dat zo eenvoudig is dat zelfs je directeur het snapt na een lange vrijdagmiddagborrel.
En minstens zo belangrijk: maak de spelregels kristalhelder. Niets werkt zo demotiverend als gesteggel over of een kandidaat nou wel of niet “via jou” is binnengekomen. “Je hebt haar naam alleen maar genoemd, dat telt niet” of “jullie kenden elkaar al van tevoren” zijn dooddoeners voor elk enthousiasme. Blijf weg van pietluttige regels en houd het grotere doel voor ogen: top-talent binnenhalen via je huidige mensen!
3. Communiceer, communiceer, communiceer
Laat regelmatig weten welke vacatures er open staan. Deel succesverhalen van eerdere referrals. Vier de wins! Een referral programma dat niemand kent, gaat nergens heen. Communiceer ook goed met je medewerker die iemand heeft aangedragen over de status en het vervolg.
4. Train je medewerkers
Niet iedereen weet hoe je een goede kandidaat spot of hoe je je bedrijf aanprijst. Een korte training kan wonderen doen voor de kwaliteit van de aangedragen kandidaten.
Waarom gaat het soms mis? De valkuilen
Natuurlijk is niet elk referral programma een succes. De meest voorkomende struikelblokken:
- Het beleid is onduidelijk: wanneer krijgt iemand de beloning? Wie komt in aanmerking? Maak alles glashelder.
- De beloning is te laag: sorry, maar voor een taart gaan de meeste mensen niet hun netwerk afstruinen.
- Er is geen opvolging: kandidaten worden aangedragen en vervolgens… gebeurt er niks. Doodsteek voor je programma.
- Het proces is te complex: als mensen een handleiding nodig hebben om mee te doen, heb je een probleem.
- Er is geen eigenaar: zonder iemand die verantwoordelijk is, verwatert het programma razendsnel.
- Het proces is niet transparant: medewerkers weten niet waar hun aangedragen kandidaten in het proces staan, wat frustratie en desinteresse veroorzaakt.
Een voorbeeld
We hadden het al even over beloningen voor medewerkers die referrals doen. Stel dat je ervoor kiest om alleen medewerkers te belonen wanneer de kandidaat de proeftijd heeft doorstaan. Dit lijkt logisch, want daar heb je immers het meeste aan. Het probleem is dat dit demotiverend kan werken, omdat de drempel om mee te doen veel hoger is. Waarom? Omdat medewerkers misschien het gevoel hebben dat hun inspanning niet genoeg beloond wordt als de kandidaat in de proeftijd alsnog afvalt.
Een slimmer idee is om de beloningen in kleine stapjes te verdelen, zodat elke stap wordt erkend. Bijvoorbeeld:
- Kandidaat aangedragen: 0 punten
- Telefonische intake: 0 punten
- Eerste gesprek: 25 punten
- Tweede gesprek: 25 punten
- Kandidaten aangenomen: 50 punten
- Eerste maand gewerkt: 50 punten
- Proeftijd doorstaan: 100 punten
In dit voorbeeld krijgt elke punt een waarde van € 1,-. Je kunt ervoor kiezen om de punten in geld om te zetten, of de medewerkers kunnen hun punten inruilen voor cadeaubonnen of iets anders leuks. Het belangrijkste is dat je de medewerkers motiveert door ze te belonen voor elke stap, waardoor ze zich betrokken voelen bij het proces.
Tot slot: begin klein, denk groot
Een goed referral programma hoeft niet perfect te zijn vanaf dag één. Begin klein, leer ervan, en bouw het uit. Vraag feedback aan je medewerkers en pas aan waar nodig.
En vergeet niet: een referral programma is geen vervanging voor een sterk werkgeversmerk. Als werken bij jouw bedrijf een straf is, gaat niemand zijn vrienden aanraden om erbij te komen. Zorg eerst dat je een werkgever bent waar mensen trots op zijn – de referrals volgen vanzelf.
Hulp nodig bij het opzetten van een programma? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek. Want zoals wij altijd zeggen: de beste ambassadeurs heb je al in huis, je moet ze alleen nog even activeren!
